GPTs als Wis­sens­werk­zeug – und wie wir sie bei Be­ta­mo­dus ein­set­zen

Ob Stra­te­gie­mee­ting, Pro­jekt­pha­se oder Ideen­samm­lung – oft steckt der ei­gent­li­che Wert in den Ge­sprä­chen. Doch vie­les da­von geht im All­tag ver­lo­ren. Ge­nau hier kom­men GPTs ins Spiel: „Ge­ne­ra­ti­ve Pre-trai­ned Trans­for­mer“ sind KI-Mo­del­le, die Spra­che ver­ste­hen, ver­ar­bei­ten und in neue, nutz­ba­re In­hal­te ver­wan­deln kön­nen. Bei Be­ta­mo­dus set­zen wir sie ein, um Wis­sen aus Mee­tings und Pro­jek­ten so auf­zu­be­rei­ten, dass es je­der­zeit ab­ruf­bar bleibt – und wir tes­ten, wie die­se Tech­no­lo­gie Ar­beits­ab­läu­fe nach­hal­tig ver­än­dern kann.

Ein­satz­mög­lich­kei­ten und Gren­zen

Im Be­ta­mo­dus den­ken heißt: aus­pro­bie­ren, hin­ter­fra­gen und ver­bes­sern – Schritt für Schritt und im­mer mit dem Blick nach vorn. So ge­hen wir auch in un­se­ren Stra­te­gie­ta­gen vor. Un­ser Ziel: An­ge­bo­te wei­ter­ent­wi­ckeln, neue Ideen tes­ten und Leis­tun­gen so ge­stal­ten, dass sie ech­ten Mehr­wert brin­gen. Da­bei hat sich eine Fra­ge her­aus­kris­tal­li­siert, die vie­le Teams ken­nen: Wie kön­nen wir si­cher­stel­len, dass Wis­sen nicht ver­lo­ren geht? Dass alle Be­tei­lig­ten – egal ob an­we­send oder nicht – spä­ter nach­voll­zie­hen kön­nen, was dis­ku­tiert und ent­schie­den wur­de?

Meist wer­den GPTs als Text­ge­ne­ra­to­ren be­kannt, doch ihr Po­ten­zi­al geht viel wei­ter: Sie kön­nen gro­ße Men­gen an In­for­ma­tio­nen auf­neh­men, struk­tu­rie­ren und über ein­fa­che Fra­gen wie­der zu­gäng­lich ma­chen.

Kon­kret be­deu­tet das: Wir zeich­nen Stra­te­gie­mee­tings auf, tran­skri­bie­ren sie und la­den die­se Da­ten in ein ei­ge­nes, ge­schlos­se­nes GPT. Dar­aus ent­steht ein in­ter­ak­ti­ves Wis­sens­ar­chiv, das nicht nur In­hal­te wie­der­gibt, son­dern Kon­text lie­fert – von Ver­ant­wort­lich­kei­ten über Ar­gu­men­ta­ti­ons­ket­ten bis hin zu of­fe­nen Punk­ten. Wer nicht teil­neh­men konn­te, muss kein Pro­to­koll le­sen, son­dern kann das GPT ein­fach fra­gen: „Wel­che Be­schlüs­se ha­ben wir zu The­ma X ge­fasst?“ oder „Was war der Hin­ter­grund für Ent­schei­dung Y?“

Der Nut­zen ist klar: we­ni­ger Wis­sens­ver­lust, schnel­le­re Ori­en­tie­rung, bes­se­re An­schluss­fä­hig­keit in Pro­jek­ten. Gleich­zei­tig zeigt sich, dass GPTs nicht nur für in­ter­ne Do­ku­men­ta­ti­on in­ter­es­sant sind. Sie kön­nen On­boar­dings be­schleu­ni­gen, Pro­jekt­kom­mu­ni­ka­ti­on bün­deln und so­gar als zen­tra­le Wis­sens­schnitt­stel­le zwi­schen Ab­tei­lun­gen die­nen.

Beim Ein­satz von KI-Sys­te­men ist ein be­wuss­ter Um­gang mit Da­ten ent­schei­dend. Sen­si­ble In­for­ma­tio­nen oder ver­trau­li­che Kun­den­da­ten ge­hö­ren nicht in of­fe­ne Tools wie ChatGPT. Gut ge­eig­net sind da­ge­gen in­ter­ne In­for­ma­tio­nen ohne be­son­de­ren Schutz­be­darf – zum Bei­spiel No­ti­zen, Pro­zess­be­schrei­bun­gen oder Stra­te­gie­do­ku­men­te –, die mit KI ein­fa­cher zu­gäng­lich und bes­ser nutz­bar ge­macht wer­den kön­nen. Par­al­lel be­schäf­ti­gen wir uns be­reits da­mit, wie sich ab­ge­schirm­te Lö­sun­gen ge­stal­ten las­sen, die auch hö­he­ren Da­ten­schutz­an­for­de­run­gen ge­recht wer­den und so neue An­wen­dungs­fel­der er­öff­nen könn­ten.

Er­stel­lung in­di­vi­du­el­ler GPTs

Ei­ge­ne GPTs las­sen sich di­rekt in ChatGPT an­le­gen. Pro­gram­mier­kennt­nis­se sind da­für nicht not­wen­dig – den­noch ist der Pro­zess kom­ple­xer, als es auf den ers­ten Blick wirkt. Es reicht nicht, ein­fach nur Do­ku­men­te hoch­zu­la­den. Ent­schei­dend ist, wie die An­wei­sun­gen for­mu­liert wer­den, wel­che In­hal­te ge­eig­net sind und wie das Promp­ting ge­stal­tet ist. Erst mit ei­ner kla­ren Struk­tur und sorg­fäl­ti­ger Vor­be­rei­tung ent­steht ein GPT, das im Ar­beits­all­tag wirk­lich hilf­reich ist. Vie­le Teams mer­ken an die­ser Stel­le schnell, dass es we­ni­ger um Tech­nik, son­dern vor al­lem um Kon­zep­ti­on und den rich­ti­gen Um­gang mit In­hal­ten geht.

Fa­zit

Für un­se­re Stra­te­gie­ent­wick­lung hat sich der Ein­satz von GPTs be­reits als wert­vol­les Werk­zeug er­wie­sen. Wir be­schäf­ti­gen uns in­ten­siv mit den Mög­lich­kei­ten die­ser Tech­no­lo­gie und möch­ten sie Schritt für Schritt wei­ter aus­bau­en und für un­se­re Ar­beit nutz­bar ma­chen. Da­bei geht es uns nicht nur um kurz­fris­ti­ge Tests, son­dern um den Auf­bau ei­ner dau­er­haf­ten, da­ten­schutz­kon­for­men Grund­la­ge, mit der Wis­sen im Un­ter­neh­men ein­fa­cher zu­gäng­lich, bes­ser struk­tu­riert und lang­fris­tig ge­si­chert wer­den kann.