Die Her­aus­for­de­run­gen in On­line­mee­tings: Ein kri­ti­scher Blick auf Zoom, Teams & Co.

In den letz­ten Jah­ren ha­ben On­line­mee­tings, ins­be­son­de­re über Platt­for­men wie Zoom oder Mi­cro­soft Teams, eine zen­tra­le Rol­le im be­ruf­li­chen und pri­va­ten All­tag ein­ge­nom­men, die nicht mehr weg­zu­den­ken ist. Ak­tu­el­le Zah­len zur Nut­zung von Zoom als wohl be­kann­tes­te Platt­form für Vi­deo­kon­fe­ren­zen zei­gen, dass sich die Web­site­be­su­che und Nut­zungs­zah­len in den letz­ten vier Jah­ren etwa ver­zehn­facht ha­ben. Doch trotz ih­rer nütz­li­chen Ein­satz­mög­lich­kei­ten sind On­line­mee­tings oft­mals Fluch und Se­gen zu­gleich. Vor wel­che tech­ni­schen, psy­cho­lo­gi­schen und in­ter­per­so­nel­len Her­aus­for­de­run­gen die­se Mee­tings uns stel­len, wer­den wir in die­sem Blog­ar­ti­kel nä­her be­han­deln.

Zoom Fa­ti­gue als Phä­no­men un­se­rer Neu­zeit

Zoom Fa­ti­gue ist ein mitt­ler­wei­le weit ver­brei­te­ter und fest eta­blier­ter Be­griff in der Psy­cho­lo­gie, der durch den ra­pi­den An­stieg von On­line­mee­tings in der Co­ro­na­pan­de­mie gro­ße Auf­merk­sam­keit auf sich ge­zo­gen hat. Der Be­griff be­schreibt die kör­per­li­che und geis­ti­ge Er­mü­dung bzw. Er­schöp­fung, die durch zu vie­le oder zu lan­ge On­line­mee­tings ent­steht. Der Aus­lö­ser hier­für liegt in der hö­he­ren ko­gni­ti­ven An­stren­gung, die Vi­deo­kon­fe­ren­zen im Ver­gleich zu an­de­ren Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­gen wie E‑Mails oder per­sön­li­che Ge­sprä­che er­for­dern. Es fällt Be­trof­fe­nen des­halb be­son­ders schwer, ihre Kon­zen­tra­ti­on dau­er­haft auf­recht zu er­hal­ten.
Es gibt meh­re­re Fak­to­ren, die zu die­ser Art des Kon­zen­tra­ti­ons­ver­lusts füh­ren. Zu den pro­mi­nen­tes­ten Ur­sa­chen zäh­len die ver­min­der­te Bild- und Ton­qua­li­tät, die ei­nem Ge­spräch im ech­ten Le­ben nicht ge­recht wer­den. Auch die feh­len­de Mög­lich­keit für men­ta­le Pau­sen zwi­schen oder in den Ses­si­ons so­wie die Fes­se­lung an den Com­pu­ter, die nur we­nig bis kei­ner­lei kör­per­li­che Ak­ti­vi­tät er­laubt, wir­ken er­mü­dend auf In­di­vi­du­en. Hin­zu kommt der Man­gel an non­ver­ba­ler Kom­mu­ni­ka­ti­on, der eben­falls ein Aus­lö­ser für die­ses psy­cho­lo­gi­sche Phä­no­men ist.

Die Hür­de der non­ver­ba­len Kom­mu­ni­ka­ti­on

Stu­di­en be­le­gen, dass bis zu 70% der zwi­schen­mensch­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on non­ver­bal er­folgt. Ein klei­nes Recht­eck, in dem man oft nur den Ober­kör­per in mä­ßig aus­ge­leuch­te­ter Um­ge­bung er­ken­nen kann, wird dem An­spruch an eine ganz­heit­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on lei­der nicht ge­recht. Auch wenn Zoom und Co. durch Emo­ti­cons, ge­teil­te Bild­schir­me und tem­po­rä­re Klein­grup­pen ver­su­chen, non­ver­ba­le Rei­ze hin­zu­zu­fü­gen und so In­ti­mi­tät, Emo­tio­nen und Ge­mein­schaft­lich­keit zu ver­mit­teln, ist die Wir­kung den­noch nicht mit der klas­si­schen Face-to-Face-Kom­mu­ni­ka­ti­on ver­gleich­bar.
Zu den wich­tigs­ten non­ver­ba­len Hin­wei­sen ge­hö­ren Si­gna­le wie Kör­per­spra­che und Mi­mik, die in On­line­mee­ting oft­mals ver­lo­ren ge­hen oder falsch in­ter­pre­tiert wer­den. Auch der ers­te Ein­druck, der durch äu­ßer­li­che Aspek­te wie Klei­dung oder so­gar Ge­ruch be­ein­flusst wird, fällt in On­line­mee­tings zum größ­ten Teil weg. All das kann wie­der­um zu fal­schen Er­war­tun­gen, Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­ble­men und Miss­ver­ständ­nis­sen in­ner­halb des Teams füh­ren. Zu­dem kann es die Auf­merk­sam­keits­span­ne und Kon­zen­tra­ti­on der Teilnehmer:innen in On­line­mee­tings er­heb­lich be­ein­träch­ti­gen.

Er­höh­tes Stress­le­vel durch stän­di­ge Ver­net­zung

Da­durch, dass die Pro­duk­ti­ons­kos­ten und der Zeit­auf­wand von al­ter­na­ti­ven Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­gen wie dem Schrei­ben von E‑Mails im Ver­gleich zu On­line-Mee­tings deut­lich hö­her sind, wer­den Zoom-Calls häu­fig als die ef­fi­zi­en­te­re und bes­se­re Al­ter­na­ti­ve ge­wählt. Im Um­kehr­schluss führt dies je­doch zu ei­ner enor­men Ter­min­ver­dich­tung, die in ei­ner Viel­zahl an an­ein­an­der­ge­reih­ten On­line-Mee­tings ohne Pau­sen re­sul­tiert. Die­se Viel­zahl an Mee­tings ist auch auf die stän­di­ge Er­reich­bar­keit und Ver­füg­bar­keit zu­rück­zu­füh­ren, die das Stress­le­vel er­heb­lich er­hö­hen und da­mit das Ri­si­ko für Burn­out und an­de­re psy­chi­sche Ge­sund­heits­pro­ble­me stei­gern.

Feh­len­de Tren­nung von Pri­va­tem und Be­ruf­li­chem

Die per­ma­nen­te Er­reich­bar­keit stellt bei der Tren­nung von Pri­va­tem und Be­ruf­li­chen eine gro­ße Her­aus­for­de­rung dar. Be­ruf­li­che On­line­mee­tings drin­gen oft bis in die Abend­stun­den oder die Frei­zeit und da­mit in das Pri­vat­le­ben der Men­schen hin­ein, wo­durch Er­ho­lung er­schwert wird. Au­ßer­dem ist die phy­si­sche Raum­tren­nung von Ar­beit- und Wohn­be­reich oft nicht ge­ge­ben. Der Kü­chen­tisch oder das Schlaf­zim­mer die­nen gleich­zei­tig als Büro, was das Ab­schal­ten nach Ar­beits­schluss zu­sätz­lich er­schwert.

Tech­ni­sche Pro­ble­me als zu­sätz­li­che Her­aus­for­de­rung

Bei al­ler Auf­merk­sam­keit auf die psy­cho­lo­gi­schen Aspek­te soll­ten auch die tech­ni­schen Her­aus­for­de­run­gen in die­sem Kon­text nicht au­ßer Acht ge­las­sen wer­den.
On­line­mee­tings er­for­dern von ih­ren Nutzer:innen ein fun­dier­tes Wis­sen über tech­ni­schen Dy­na­mi­ken so­wie die ver­wen­de­te Soft- und Hard­ware. Es ist des­halb wich­tig, dass Nutzer:innen in der Lage sind, tech­ni­sche Pro­ble­me ei­gen­ver­ant­wort­lich und selbst­stän­dig zu lö­sen. Den­noch sind tech­ni­sche Schwie­rig­kei­ten selbst mit fun­dier­ten IT-Kennt­nis­sen oft un­ver­meid­lich. Häu­fi­ge Pro­ble­me um­fas­sen eine schlech­te In­ter­net­ver­bin­dung, Hard­ware­de­fek­te bei Mi­kro­fon oder Ka­me­ra so­wie Soft­ware- und Kom­pa­ti­bi­li­täts­feh­ler. Sol­che tech­ni­schen Hür­den kön­nen zu Ver­zö­ge­run­gen und Ver­bin­dungs­ab­brü­che füh­ren, was wie­der­um Frus­tra­ti­on und Stress ver­ur­sacht. Eine schlech­te Au­dio- und Vi­deo­qua­li­tät er­schwert zu­dem die Kom­mu­ni­ka­ti­on er­heb­lich und kann die Ef­fi­zi­enz ei­nes Mee­tings ver­min­dern.

Was ist ein ver­ant­wor­tungs­vol­ler Um­gang mit On­line-Mee­tings?

Für Ar­beit­ge­ber und Ar­beit­neh­mer ist es glei­cher­ma­ßen wich­tig, den rich­ti­gen Um­gang mit der neu­en Kul­tur der On­line­mee­tings zu er­ler­nen. Hier sind ei­ni­ge Emp­feh­lun­gen und Tipps, um den Home-Of­fice-All­tag mit zahl­rei­chen On­line­mee­tings best­mög­lich zu meis­tern:

• För­dern Sie in­ter­per­so­nel­le Nähe: Nut­zen Sie die Tools der Platt­for­men, um Ähn­lich­keit zu ei­nem rea­len Ge­spräch zu schaf­fen, z.B. durch Brea­kout-Räu­me. Nut­zen Sie au­ßer­dem die be­stehen­den Mög­lich­kei­ten der non­ver­ba­len Kom­mu­ni­ka­ti­on. Auch wenn die­se ein­ge­schränkt sind, ist es wich­tig, ak­ti­ve Si­gna­le zu sen­den, die vom ge­gen­über klar ge­deu­tet wer­den kön­nen. Un­ser Tipp: Ver­wen­den Sie ih­ren Hin­ter­grund, um In­for­ma­tio­nen über sich zu tei­len. Das be­deu­tet: Sa­gen Sie dem ver­schwom­me­nen Back­ground von Zoom ade, und ge­stal­ten Sie, wenn mög­lich, im Home-Of­fice ei­nen per­sön­li­chen Be­reich, den Sie mit Bü­chern oder ähn­li­chen per­sön­li­chen Ge­gen­stän­den aus­schmü­cken. Auch das ist eine Form der non­ver­ba­len Kom­mu­ni­ka­ti­on, die es mög­lich macht, ei­nen gu­ten ers­ten Ein­druck zu ver­mit­teln.
• Sor­gen Sie vor­ab für eine aus­rei­chen­de tech­ni­sche Aus­stat­tung: Stel­len Sie si­cher, dass Sie über die not­wen­di­ge Aus­stat­tung ver­fü­gen und in­for­mie­ren Sie sich über die gän­gigs­ten tech­ni­schen Pro­ble­me, die auf Sie zu­kom­men könn­ten. Dies er­mög­licht schnel­les Han­deln bei auf­tre­ten­den Kom­pli­ka­tio­nen. Un­ser Tipp: Neh­men Sie an tech­ni­schen Schu­lun­gen teil oder nut­zen Sie Sup­port­mög­lich­kei­ten, um ihre Kennt­nis­se zu ver­tie­fen.
• Ef­fi­zi­en­te Mee­ting-Ge­stal­tung: Tak­ten Sie ihre Mee­tings mög­lichst kurz und le­gen Sie vor­ab eine Struk­tur fest. Eine gut ge­plan­te Agen­da und kla­re Ter­min­zei­ten er­leich­tern die Zeit­pla­nung und ver­hin­dern ein un­nö­ti­ges in-die-Län­ge-Zie­hen von Zoom-Mee­tings. Un­ser Tipp: Pla­nen Sie sich im Vor­hin­ein ge­nug Pau­sen ein, um die Sym­pto­me des Zoom Fa­ti­gue zu ver­min­dern. Das spart Ih­nen und al­len Be­tei­lig­ten wert­vol­le Zeit und ko­gni­ti­ve Ka­pa­zi­tä­ten.
• Re­gel­mä­ßi­ge Pau­sen und fes­te Off­line-Zei­ten: Um eine ge­sun­de Work-Life-Ba­lan­ce auf­recht­zu­er­hal­ten, soll­te Sie kla­re Struk­tu­ren und Gren­zen zwi­schen Ar­beit und Frei­zeit eta­blie­ren. Un­ser Tipp: Schüt­zen Sie sich vor er­höh­tem Stress durch stän­di­ge Ver­net­zung, in­dem Sie be­wusst Off­line-Zei­ten pla­nen.
• Ver­mei­den Sie un­nö­ti­ge Mee­tings: Se­hen Sie On­line-Mee­tings nicht als ein­zi­ges Kom­mu­ni­ka­ti­ons­me­di­um und ver­mei­den Sie un­nö­ti­ge Mee­tings. Zoom & Co. soll­te nicht iso­liert ver­wen­det wer­den, son­dern in eine be­stehen­de Kom­mu­ni­ka­ti­ons­land­schaft ein­ge­bet­tet wer­den, um die­se best­mög­lich zu er­gän­zen. Zoom kann die Kom­mu­ni­ka­ti­on ei­nes Teams enorm un­ter­stüt­zen, den­noch ist nicht jede Klei­nig­keit ei­nen On­line-Call wert. Un­ser Tipp: Be­schrän­ken Sie sich auf wich­ti­gen The­men und nut­zen Sie für we­ni­ger wich­ti­ge Aspek­te an­de­re Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le.

Fa­zit: Zoom & Co. als Fluch und Se­gen zu­gleich

Ob­wohl Zoom und Co. die Art der orts­un­ab­hän­gi­gen Kom­mu­ni­ka­ti­on re­vo­lu­tio­niert ha­ben, brin­gen sie auch ei­ni­ge Her­aus­for­de­run­gen mit sich, die es zu be­wäl­ti­gen gilt. Re­gel­mä­ßi­ge Pau­sen, be­wuss­te Off­line-Zei­ten und eine kla­re Tren­nung von Ar­beits- und Pri­vat­le­ben kön­nen hel­fen, die ne­ga­ti­ven Aus­wir­kun­gen zu mi­ni­mie­ren. Auch tech­ni­sche Vor­be­rei­tung, wie das Über­prü­fen der Ge­rä­te und der In­ter­net­ver­bin­dung vor Mee­tings, kann ent­schei­dend sein.
Letzt­lich bleibt es ein Ba­lan­ce­akt, die Vor­tei­le die­ser di­gi­ta­len Werk­zeu­ge zu nut­zen und gleich­zei­tig die psy­chi­sche Ge­sund­heit zu be­wah­ren. Ein ver­ant­wor­tungs­vol­ler Um­gang mit On­line-Mee­tings trägt zur Ef­fi­zi­enz und dem Wohl­be­fin­den al­ler Be­tei­lig­ten bei. Wenn die­ser Ba­lan­ce­akt ge­lingt, kön­nen die Vor­tei­le über­wie­gen und die Her­aus­for­de­run­gen er­folg­reich ge­meis­tert wer­den.